outsourcing servizi: processi improduttivi esternalizzati
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Perché esternalizzare in outsourcing conviene alle aziende

12 Maggio 2021
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Intervista a Alessandro Piazza, titolare di Ufficio Service

 

Com’è cambiata l’attività di Ufficio Service in seguito al lockdown e alla pandemia?

Da 35 anni Ufficio Service è al servizio di varie realtà produttive in tutta Italia, con maggiore concentrazione in Lombardia, Veneto e Svizzera, per esternalizzare processi di back office e front office e permettere alle aziende di focalizzarsi sul proprio core business. Le esigenze dei nostri interlocutori nascono abitualmente da situazioni contingenti o eventi straordinari, in virtù dei quali elaboriamo soluzioni e progetti di outsourcing su misura: in fin dei conti possiamo considerare anche la pandemia e ciò che abbiamo vissuto nell’ultimo anno come uno di questi imprevisti, seppur macroscopico.

In questo periodo sono mutate le necessità delle aziende, ma il nostro compito rimane quello di trovare – costruendole appositamente, se necessario – soluzioni efficienti e immediate per sollevare le realtà produttive da oneri operativi per i quali non dispongono di adeguate risorse, competenze o persone. In seguito alla riapertura post lockdown, per esempio, molte società hanno avuto l’esigenza di recuperare, gestire e processare le richieste e gli ordini rimasti in sospeso, oppure hanno dovuto fronteggiare situazioni di cassaintegrazione o blocco delle assunzioni: Ufficio Service ha fornito strumenti, supporto e personale formato, in grado di lavorare da remoto o in presenza nel rispetto dei nuovi standard di sicurezza sul posto di lavoro, per assolvere compiti e incarichi precisi, anche di breve durata, in alternativa alla costruzione da zero di un apposito servizio in azienda.

 

Perché esternalizzare un processo d’ufficio?

Esternalizzare processi produttivi a specialisti del settore è una pratica industriale molto comune, che può essere adottata anche con i processi di ufficio. Proprio come esistono indicatori di processo (KPI) per conoscere dati e inefficienze del ciclo produttivo, affidare alcune attività a professionisti esterni consente di ragionare allo stesso modo sul ciclo amministrativo o sul ciclo di vita e gestione degli ordini: incrementare la base dati aziendale per intervenire allo scopo di aumentare le performance, eliminare le difettosità, rendere possibile e più semplice l’innovazione.

I vantaggi dell’outsourcing consistono nella possibilità di liberare risorse interne da dedicare al core business, di sfruttare competenze e strumenti più evoluti e specialistici rispetto a quelli presenti in azienda per determinati ambiti, usufruire della flessibilità di soluzioni su misura e limitate al periodo di tempo necessario con personale gestito da terzi (senza doversi occupare in prima persone di assunzioni, regolarità contributiva, formazione, ecc.).

 

Quali sono i processi non produttivi di un’azienda?

I processi aziendali improduttivi sono tutte quelle attività molto onerose e poco redditizie all’interno dell’operatività di un’azienda, che non generano redditività immediata e non appartengono direttamente al core business dell’impresa. Esempi di processi non produttivi sono:

  • la gestione amministrativa aziendale;
  • la gestione e archiviazione delle fatture;
  • la gestione degli ordini;
  • le attività di reception e segreteria;
  • l’importazione e archiviazione dati;
  • la dematerializzazione e digitalizzazione documentale;
  • l’assistenza di primo livello;
  • la customer care (l’assistenza al cliente non porta redditività immediata).

 

Quali aziende hanno interesse a esternalizzare in outsourcing?

Qualsiasi tipo di azienda ha al proprio interno processi d’ufficio che possono essere ottimizzati se gestiti in esterno: banche e istituti di credito, agenzie assicurative, concessionari automotive, società di pulizie, grandi aziende e pmi, fino ai liberi professionisti, in ogni settore di business.

La nostra attività di supporto aziendale si rivolge a tutti gli imprenditori che hanno la necessità di alleggerire il carico aziendale, smarcare i processi improduttivi, snellire i processi e generare valore.

 

Perché affidare ad altri una parte della mia azienda?

Gli imprenditori che ricorrono a Ufficio Service per soluzioni e servizi in outsourcing trovano non un semplice fornitore ma un partner, un consulente aziendale che ha maturato know-how ed esperienza in molteplici settori di business e che ha come obiettivo la soddisfazione del proprio cliente, concorrendo al successo dell’azienda.

Le società sono solite investire in ricerca e sviluppo nella parte produttiva: noi facciamo altrettanto negli altri settori di nostra competenza, come l’amministrazione, con il risultato di efficientare i settori non produttivi e i processi lenti o bloccati e di aumentare le performance dell’attività mediamente dal 20% al 50% grazie all’outsourcing, con un importante risparmio di risorse economiche e umane per le aziende.

 

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